Гарантийное письмо о погашении задолженности

Гарантийное письмо – это обязательство должника выполнить определенные требования, в том числе погасить задолженность. Такой документ позволяет избежать претензионных и судебных процедур, получить отсрочку по оплате долга, сохранить нормальные отношения с контрагентами. При составлении гарантийных писем нужно учитывать требования ГК РФ, условия сделки.

Зачем нужно письмо-гарантия

Гарантийные письма не входят в перечень обязательных документов для урегулирования споров. Однако стороны по сделке или договору могут сразу предусмотреть выдачу такого бланка, либо позднее оформить его по собственной инициативе. Гарантия может оформляться при следующих обстоятельствах:

• чтобы гарантировать оплату за поставленный товар, если расчет в намеченный срок может оказаться невозможным;
• если возникла просрочка по обязательствам имущественного или денежного характера;
• чтобы отозвать исковое заявление из суда, решить вопрос мирным путем;
• чтобы указать источники, за счет которых организация гарантирует возврат долга;
• в иных целях, в зависимости от условий обязательства.

Гарантийные письма можно использовать еще на стадии заключения договора. Например, поставщик может представить доказательства, что располагает необходимым товаром, чтобы получить предоплату. Со своей стороны, покупатель может приложить выписку с банковского счета, подтверждающую наличие средств для оплаты продукции.

Оформлять документ могут юридические лица, предприниматели, граждане. Сам факт составления и направления бланка не дает гарантию, что он устроит получателя, что тот согласится ждать оплаты задолженности или выполнения иных обязательств. Однако если отправитель не уклоняется от контактов с кредитором, сам гарантирует надлежащую выплату по долгу, к нему будет больше доверия.

Как написать

Законодательство не содержит требований к оформлению гарантийных писем, поэтому можно использовать произвольную форму. Допускается заполнение письменного или электронного бланка, особенно если у обеих сторон есть ЭЦП. Важно, чтобы отправитель письма имел на это надлежащие полномочия. Например, руководитель организации изначально может принимать любые решения в интересах компании. Однако если бланк будет направлять другое лицо, оно должно приложить доверенность от предприятия.

Если обязательство в гарантии связано с оплатой задолженности, в тексте документа нужно указать:

• информация о получателе, т.е. наименование и адресные данные кредитора, его руководителе;
• сведения об отправителе с расшифровкой полномочий должностного лица, иного представителя;
• суть обязательства, по которому возникла задолженность (сделка, договор, этап поставки, просрочка по кредиту или займу и т.д.);
• гарантия, которую дает отправитель, т.е. подтверждение оплаты долга в определенной сумме в конкретные сроки (это может быть календарная дата, график платежей);
• ссылка на доказательства, которыми подтверждается обязательство (например, положительное решение по заявке в банк, чтобы рассчитаться по долгам кредитом);
• перечень документов, которые отправитель прикладывает при обращении;
• дата, подпись руководителя фирмы или иного представителя.

Это только примерный перечень пунктов, которые можно указать в бланке. Отправитель сам решает, в чем будет заключаться гарантия, какие доказательства нужно представить кредитору, чтобы добиться отсрочки по оплате задолженности.

В рамках сделки можно неоднократно использовать гарантийные письма, особенно если они носят универсальный характер, т.е. распространяются сразу на несколько обязательств. Также может предоставляться гарантия от третьего лица (например, от банка или надежного, проверенного контрагента). В таком бланке фактически будет содержаться обязательство погасить все долги, если основной должник не сделает это сам.

Образец гарантийного письма о погашении задолженности

К статье прикреплен образец письма-гарантии по обязательству о погашении задолженности. Его можно использовать под свою ситуацию. Если возникли сложности, вы всегда можете обратиться за помощью к нашим юристам. Также вы сможете заказать расчет для взыскания неустойки по договорам, обеспеченным письмом-гарантией.

Основные требования

Чтобы гарантийное письмо принесло ожидаемый результат, позволило рассчитывать на отсрочку по платежам, нужно учитывать ряд требований к его содержанию:

• гарантия должна содержать признание долга, подтверждение суммы, иначе теряется ее смысл;
• обращение должно подписать лицо, которое наделено полномочиями давать обязательства от имени своей компании;
• нужно ссылаться на конкретные гарантии, которые даются получателю, в том числе точные сроки оплаты задолженности, источники финансирования;
• нужно приложить доказательства, подтверждающие суть гарантии (выписки со счетов, ответы из банка или контрагентов, иную документацию).

Из содержания бланка получатель должен сделать вывод, что отправитель согласен с суммой возникшей задолженности, представляет надлежащие доказательства расчета и реальные сроки погашения.

Ответом на кредитора может быть отказ в предоставлении отсрочки и требование о немедленном расчете. Это повлечет подачу претензии и предъявление иска в суд. Поэтому в интересах должника сразу подготовить документ, гарантирующий возврат долга в четко оговоренные сроки. Если дело дойдет до суда, письмо-гарантию можно рассматриваться по нормам Гражданского кодекса РФ об исполнении обязательств.

Как вручить гарантийное письмо

Ограничений по способу вручения документации закон не содержит. Поэтому при подготовке и направлении можно использовать любые возможные формы:

• письменный документ с личным вручением, направлением по почте, курьерской службой;
• сообщение по электронной почте, либо через иные сервисы сети интернет;
• отправление по факсу.

Стороны могут заранее указать в договоре, какой способ документооборота они выберут для взаимодействия. Если такой пункт в соглашении отсутствует, желательно следовать общепринятым правилам – подготовить письменный документ, вручить под роспись или направить заказным с уведомлением.

Доказательства получения могут понадобиться при последующих рассмотрениях спора в суде. Это может быть личная подпись получателя на втором экземпляре документа, квитанция почтового отправления или уведомление о вручении. Если направляется электронный документ, его нужно заверить ЭЦП.

Заключение

Гарантийные письма используются в гражданских сделках для подтверждения, что должник сможет исполнить обязательство в определенный срок. Если предметом гарантии является оплата задолженности, отправитель должен указать точный срок выплат, согласие с суммой. Все обстоятельства, указанные в обращении к кредитору, нужно подтвердить документами.

Чтобы соблюсти нормы закона и обычаи делового оборота при составлении гарантии, обратитесь на консультацию к нашим юристам. Специалисты расскажут, какие нюансы нужно учесть при подготовке документа, на что можно сослаться, чтобы получить согласие кредитора на отсрочку. Звоните или оставьте вопросы в форме обратной связи – в большинстве случаев консультация будет бесплатна!