Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении и ее расчет

Расторжение трудового договора обязывает работодателя выплатить зарплату за фактически отработанное время, рассчитаться по больничным,  соблюдение ряда гарантий для сотрудника. Если работник не полностью использовал дни отдыха, ему полагается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении. О правилах расчета расскажут юристы «Все по шагам».

Что говорит Трудовой кодекс РФ о компенсации за неиспользованный отпуск

Гарантии права на предоставление отпусков регламентированы в ст. 127 ТК РФ. В случае прекращения трудовых отношений у сотрудника есть два варианта, чтобы воспользоваться оставшимися днями ежегодно оплачиваемого отдыха:

• указать в заявлении, что неиспользованный период отпуска будет предоставлен перед увольнением;
• получить денежную компенсацию.

Обратите внимание! Использовать фактически неиспользованный отпуск перед увольнением сотрудник имеет право во всех случаях, кроме прекращения трудового контракта по виновным основаниям.

Закон указывает, что если работник не выразил в заявлении право на получение отпуска в натуре, ему полагается выплата компенсации. Процедура расторжения трудового договора будет осуществляться по общим основаниям. Если сотруднику предложено отработать положенные две недели перед увольнением, за этот период также будут начисляться дни отпуска, которые учитываются при расчете компенсации за дни отдыха.

Особенности оформления компенсации за неиспользованный отпуск

Подсчетом дней неиспользованного отпуска занимаются сотрудники кадров предприятия, либо иные лица, уполномоченные руководством. Количество дней ежегодно оплачиваемого отдыха рассчитывается с учетом следующих правил:

• продолжительность суммируется по дням основного и дополнительного отпуска, напрямую зависит от условий труда (например, в РКС и МКС продолжительность отпуска выше, чем у работников средней и южной полосы страны);
• подсчет дней неиспользованного отдыха не влияет график отпусков (даже если по графику не наступило время ухода в отпуск, подсчет делается исходя из фактического времени работы);
• по итогам расчета компенсации работник получит расчетный лист, где сможет проверить обоснованность выплат.

Для расчета компенсации кадры заблаговременно передают информацию о количестве оставшихся дней отпуска в бухгалтерию. Расчет компенсации осуществляется на дату предполагаемого увольнения. Она указывается в заявлении работника, подтверждается приказом директора. Если дата фактического увольнения изменится в большую или меньшую сторону, пропорциональному изменению подлежит и сумма компенсации.

Расчет и пример компенсации

Для расчета компенсации используется пропорциональное соотношение исходя из количества месяцев отпуска в неполном рабочем году. Если на момент прекращения трудового договора фактически отработано не менее 11 месяцев, а сотрудник не использовал свой отпуск, ему положена выплата компенсации в полном объеме.

Для расчета пропорции используется следующая формула М : 12 месяцев = Ку : Ко, где

• М – количество месяцев фактической трудовой деятельности сотрудника в рабочем году;
• Ку – суммарное количество дней отдыха, которые сотрудник вправе получить на момент прекращения трудовых отношений;
• Ко – суммарная продолжительность ежегодного отпуска увольняемого сотрудника.

Исходя из этой формулы, количество дней отпуска за фактически отработанное время будет составлять Ку= (М х Ко) : 12.

Полученное значение количество дней оставшегося отпуска будет использовано для расчета компенсации. Дни не полностью отработанного месяца округляются по следующим правилам:

• отработано менее половины месяца (до 15 дней) – не учитываются при расчете;
• отработано более половины месяца (15 и более дней) – округляются в большую сторону до целого месяца.

Пример расчета компенсации при увольнении приведен при следующих условиях:

• продолжительность гарантированного законодательством ежегодного отпуска – 42 дня;
• на момент прекращения трудовой деятельности сотрудник отработал — 8 целых месяцев.

Сумма компенсации оставит: 42 х 8 : 12 месяцев = 28 дней.

Если в результате расчета дней неиспользованного отпуска получилось дробное значение, оно подлежит округлению в пользу работника, т.е. в большую сторону. Компенсация за неиспользованные дни отпуска исчисляется исходя из среднего заработка сотрудника за все месяцы расчетного периода.

Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск НДФЛ

Так как компенсация относится к расходам на оплату труда, она подлежит налогообложению НДФЛ на общих основаниях. При этом основанием для уплаты НДФЛ будет являться:

• выплата денежной компенсации на дни неиспользованного отдыха;
• выплата отпускных при отпуске с последующим увольнением.

Данное правило указано в НК РФ для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ. Полученная сумма компенсации определяется как доход сотрудника. Поэтому подоходный налог удерживается из суммы начисленной компенсации, перечисляются в бюджет не позднее дня, следующего после фактической выплаты. Помимо этого, сумма выплаченной компенсации облагается страховыми взносами по общим правилам. Данные взносы обязан уплачивать работодатель, у которого работал уволенный сотрудник.

Код дохода НДФЛ

В процессе увольнения у работника возникает право получить официальное подтверждение заработка за текущий или предыдущий календарный год. Эти сведения подтверждаются выдачей справки 2-НДФЛ, которую бухгалтерия предприятия обязана предоставить по требованию сотрудника.

В указанной справке сумма компенсации будет выделена по строке с кодом 4800. Данное правило потребовало отдельных разъяснений от ФНС, так как в общем справочнике «Коды доходов» сумма компенсации за отпуск не указана. Тем не менее, налоговая инспекция неоднократно подтверждала необходимость использования именно кода 4800. Он определен для подтверждения иных доходов физического лица.