Как правильно оформлять документы

Абсолютно все сферы деятельности сопровождаются составлением документов – договоров, актов, соглашений, заявлений, жалоб, исков. Оформление документа является ответственной процедурой, ведь малейшая ошибка в форме или содержании делает его недействительным. О том, как правильно оформлять документы, расскажем ниже.

Виды документов

Перечислить все возможные виды и формы документов, бланков и справок практически невозможно, ведь они могут носить официальный, произвольный или смешанный характер. Тем не менее, для большинства сфер деятельности закон предусматривает не только виды разрешенных форм, но жесткие правила их оформления, удостоверения, подачи.

Одним из возможных видов классификации документов является способ и цель происхождения. В рамках этого направления выделяют:

  • официальный документ, который порождает права и обязанности граждан, юридических лиц (например, паспорт, диплом, договор и т.д.);
  • личный документ (персональная переписка, дневники и т.д.)

Среди официальных документов существует множество отдельных категорий и разновидностей. Например, в их состав входит нормативный правовой акт, принимаемый властными органами и имеющий общий характер, либо распорядительный акт, имеющий индивидуальный характер. Отдельным подвидом выступает служебный документ, который организация использует в своей текущей деятельности. Требования к оформлению документов, имеющих служебный или организационно-управленческий характер, могут устанавливаться нормативными актами, внутренними правилами предприятия.

Не менее важна классификация документов по способу фиксации их содержания:

  • письменный документ предусматривает текстовый способ закрепления информации;
  • в рукописном бланке все данные фиксируются от руки;
  • при создании и использовании электронного документа применяются средства компьютерной техники, программные приложения;
  • изобразительный документ, если для фиксации данных применяются средства графического отображения;
  • множество иных разновидностей бланков.

Требования к оформлению документов могут существенно отличаться, в зависимости от сферы деятельности и применения. Однако необходимо соблюдать общие правила к содержанию и форме различных бланков, о которых поговорим ниже.

Узнайте больше  Договор об отчуждении исключительного права
Документы помогут оформить юристы "Все по шагам"

Основные правила оформления документов

Единое универсальное правило, которое можно применить сразу ко всем видам документов, отсутствует. Однако для большинства официальных документов должен применяться стандарт ГОСТ Р. Общие правила составления документов можно представить следующим образом:

  • любой вид официального документа должен соответствовать нормативу ГОСТ, в том числе использование строго оговоренных шрифтов, букв и цифр, иных стандартов;
  • каждый официальный документ должен соответствовать форме, регламентированной законом (например, правоустанавливающий бланк на недвижимость может составляться только в виде выписки, а договор купли-продажи должен составляться в письменном формате);
  • официальный государственный документ издается от имени Российской Федерации или иного публичного образования, подлежит опубликованию, а его содержание имеет жестко регламентированную структуру (нумерацию, подразделы и т.д.).

Аналогичный или расширенный перечень требований установлен и для отдельных видов официальных документов.

Приведем примерный перечень возможных видов документов, которые применяются в различных сферах деятельности:

  • организационно-распорядительные документы организации – контракты и соглашения, товарно-транспортная накладная, сопроводительные письма, путевой лист на перевозку пассажиров и грузов, иные виды деловых бланков и форм;
  • документы при покупке квартиры, дома или земли – договоры и передаточные акты, технический план и т.д.;
  • документы на транспортные средства – договор, по которому будет проходить проверка и регистрация в ГИБДД, доверенность и т.д.;
  • документы для иностранцев – разрешительные документы для пребывания в РФ и для трудоустройства, визы, приглашения на въезд, иные документы, которые требует миграционный режим;
  • банковские документы – платежные получения, договоры на открытие счетов и вкладов, и т.д.;
  • проездные и перевозочные документы для граждан и юридических лиц.

Помощь в оформлении документов, которую окажет юрист, будет заключаться в обеспечении грамотности и правильности составления, в соблюдении к нормативным правилам ГОСТ.

Оформление документов по ГОСТ

Нормативный стандарт ГОСТ предусмотрен для оформления текста документов, регламентирует следующие принципы:

  • шрифт для введения текста содержание любого документа – Times New Roman, размер не менее 12;
  • каждый раздел и подраздел текстовых документов должны иметь порядковую нумерацию (кроме приложений к документу), а нумерация осуществляется арабскими цифрами;
  • все разделы и подразделы должны иметь соответствующие заголовки и подзаголовки;
  • на все таблицы должны иметься соответствующие ссылки в содержании документа.
Узнайте больше  Обналичивание материнского капитала

Это только минимальный набор требований, который содержится в ГОСТ по оформлению документов. Чтобы избежать сложностей и соблюсти все указанные правила, помощь в оформлении документов могут оказать юристы или иные специалисты.

Услуги по оформлению документов

Помощь юриста «Все по шагам» будет оказана при оформлении любой официальной документации. Мы поможем подготовить и грамотно оформить любой документ по следующим направлениям:

  • для совершения сделок с недвижимостью (дарение, продажа, аренда, мена и т.д.);
  • для издания распорядительных и служебных документов юридических лиц любой формы;
  • для обеспечения кадрового документооборота (приказы, журналы, трудовые договоры и т.д.);
  • для регистрации прав на землю любой формы собственности;
  • для прохождения  таможенных и налоговых процедур;
  • иные документ по запросам граждан и юридических лиц.

Услуги по оформлению документов будут включать разработку проекта бланков и форм, согласование их с заказчиком. Помощь в оформлении документов будет оказана любым удобным способом – в письменной или электронной форме, при личном обращении, через онлайн-сервисы. Какой бы документ вам не понадобился, помощь наших юристов позволит соблюсти все требования закона и нормативов ГОСТ.

Также вы можете предложить темы для будущих статей на электронную почту lexseon@gmail.com . Мы всегда поддерживаем обратную связь с читателями, поэтому рассмотрим все предложения и советы. Вместе мы можем больше!

Читайте также:

Мы используем cookie-файлы для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с использованием cookie-файлов.
Принять